企业内部零星工程审计信息化探索与实践

论文作者:匿名 论文来源:http://www.bgsywzz.cn/ 发布时间:2020/09/08

  摘要:企业内部审计中零星工程审计内容包括对综合性零星维修项目的工程预、结算造价审核和招标工程量清单、控制价审核,其最大的特点是项目数量众多,因此对零星工程审计工作的管理提出新要求,如何运用有限资源既提高审计审核工作效率又提升审计审核质量,本文研究探索采用信息化手段对零星工程审计工作进行管理,不仅提高了工程审计效率,还带来了审计质量和效果的提升。


  关键词:工程审计;零星工程;信息化


  随着社会的不断进步,“信息化”给人们工作和生活带来的便利越来越明显,在企业内部审计工作上,推进审计信息化建设,提高审计信息化应用水平成为加强企业内部审计治理能力现代化的有效途径,工程审计是企业内部审计中不可或缺的一部分,而且越来越受到重视,因此对于工程审计,同样需要“信息化”的辅佐来提高其现代化水平;工程审计主要分零星工程审计和全过程跟踪工程审计两种,全过程跟踪工程审计以金额大为特点,而零星工程审计则以数量多为显著特点,工程审计信息化在零星工程审计方面的应用更能发挥出信息化的优势,本文所研究探讨的工程审计信息化主要针对零星工程审计工作。


  零星工程审计主要内容包括对综合性零星维修项目的工程预算、结算造价审核,以及招标工程量清单和招标控制价的审核工作等[1]。对于工程预、结算造价审核,在审核方法上,采取工程预算审核主要审查综合单价,结算审核坚持每个项目都到现场核对工程量的规范审计方法,这样不仅有助提高审计效率,而且审计质量和效果也有所保障。


  企业内部审计部门工程审计专职人员数量较少、精力有限,而且为了保证审计质量,工程审计人员须坚持每个项目结算都到现场核实工程量,而零星工程预、结算造价审核数量多、工作量大,如对零星工程预、结算造价审核的管理进行手工记录,由于手工记录耗时长,虽有痕迹记录但工作效率低下,而且随着项目数量的增多,查找调取或增加记录变得越来越困难,手工记录零散且不易整理,不能将数据进行快速统计和分析,而且手工记录数据无法实现公开透明,使得企业各部门间容易产生不信任,甚至不合作的矛盾,不利于企业整体生产经营发展[2]。


  通过长期对零星工程审计工作的摸索发现,运用信息化手段可有效地解决其管理短板问题。审计部门充分运用现代科技,创造性地开发出零星工程审计信息化工具,并在实践中不断改进完善,形成今天最终的成果展现。零星工程审计信息化工具通过对送审的零星维修工程项目按种类、按不同相关方以及按时间等顺序排列汇总,使纷繁复杂琐碎的项目看上去一目了然,分门别类,便于查询,便于统计、分析管理。此工程审计信息化工具,界面简洁,内容全面;而且通过链接功能,让平面数据变得立体起来,通过点击链接内容,可以直接调阅零星工程审计数据库,查看历史数据和历史资料(参考图1所示模型)。


  此零星工程审计信息化工具由“平台”和“数据库”两大部分组成。平台是可视化的,包括工程项目名称、项目编号、审计类型、审计日期、项目的立项预算信息、审核结果的统计信息、审核结果的分析信息、建设单位、施工单位和审核单位的信息、审计费付款信息和审计档案的存档信息等;数据库是可供即时调阅的文件资料,内容包括项目立项审批文件资料、造价审核审批文件资料、审核成果文件资料和审计费付款文件资料等。对“平台”来说,通过对送审的零星维修工程项目的数据的及时填报,可以使其发挥出即时监控的作用,对审计部门、对业务部门以及造价咨询公司都能起到掌握第一手资料的重要作用,这样就更使得审计审核工作变得公开、公正、透明,有效避免了业务部门因不了解情况而向审计部门问责的误会的出现,也使得审计部门和业务部门由过去的审核和被审核的紧张关系转变为服务和被服务的联手共赢。对于“数据库”,数据库里存储的资料,有基础性的,如合同资料,也有應用性的资料,应用性的资料有的是电子版的,如电子版的项目立项审批资料、电子版的造价审核审批资料、电子版的审核成果资料,但更多的是纸质扫描版的数据资料,因为纸质扫描版的数据有签章,具备法律效力,所以作为正式数据资料存档入库,一方面用于备查,另一方面可以作为对口企业其他信息系统的数据来源,例如无纸化财务报账系统。


  由于零星工程审计审核项目数量众多,审计费付款工作在整个零星工程审计过程中占了相当大比重。由于对付款工作不重视,实际操作中曾出现过审计费付错款、重复付款和晚付款的情况。下面就工程审计信息化工具怎么解决审计费付款问题做详细的探讨。零星工程审计的审计费付款主要受以下几方面因素的制约:一是审计费用具体金额需要根据工程造价咨询服务合同中的计算规则计算,且存在最低收费额;二是根据零星维修工程框架合同,当审减额小于等于送审造价的一定比例时,审计费由建设方支付,当审减额大于一定比例时,审计费是由施工方全额承担的,建设方代扣代付;三是工程造价咨询服务供应商和零星维修工程供应商各有多家,每个项目的审计费发票的开票和收票单位各不相同;四是存在对多家零星维修工程供应商的增值税专用发票开票信息的收集问题。所有以上这些纷繁复杂的制约因素,看似杂乱无章,但是,运用工程审计信息化工具可以把这些先决条件整合在一起,审计费付款就变得有章可循、简单明了;而且通过化繁为简,达到了即时查询审计费的效果,即当每一次预、结算审核或清单、控制价审核完成后,开票及审计费信息就顺序呈现出来。工程审计信息化工具专门在审计费付款方面做了细致的设计,只要输入审计结果,就可以自动显示审计费,当审减率大于一定比例时,审计费会标红,代表费用由施工单位支付,建设单位代扣代付;点击审计费项目可直接查看发票信息,发票信息的电子化同时能有效对接企业无纸化财务报账系统。工程审计信息化工具将审计费付款环节的信息与数据库链接,有效避免了多付款、重复付款等审计财务风险。


  对于数量众多的零星工程审计审核工作,审计档案管理工作量大且审计档案不会因零星工程项目造价金额小而减少其必不可少的各阶段资料种类,相反,每个项目都具备齐全的工程审计档案资料[3]。工程审计信息化工具不仅可以将平台上显示的审计档案号链接数据库,而且本身还可以作为数据汇总表,便于搜索、查询。


  在综合性零星维修工程的审计审核过程中,涉及多家工程造价咨询服务供应商和零星维修工程供应商,工程审计信息化工具在合同管理方面也做了相应设计,通过点击平台上施工方和审核方的单位名称可以快速链接到建设方与其签订的相应合同文件的电子扫描版,此电子扫描版文件可供直接打印,为纸质资料的审核提供便利。


  此工程审计信息化工具是由工程审计人员通过对多年工作实践的摸索和企业内部零星工程审计工作本身的实际特点,依靠自身力量研究开发出的系统性的管理应用工具,旨在提高工程审计工作的效率和质量,通过实践也充分证明了它确实是行之有效的应用工具。经初步核算,工程审计信息化工具开发的人力成本和后期维护成本以十万元起算;工程审计信息化工具的应用给企业工程审计工作带来的效率和质量的提升,利润可以以年均百万元计数。


  工程审计信息化工具应用的无形效益是可观的。工程审计人员可以借助信息化工具有效管控为数众多的零星工程审计项目,提高工作效率;可以借助信息化工具控制工程审计费用支出等等;更重要的,工程审计人员有了信息化工具的帮助,可以将更多的精力用在工程项目审计审核工作本身,使得审核更加细致,审减金额更加合理,而不是把精力浪费在数据统计、总结上,这样会更有力地推进工程审计效果的展现,为企业的增收节支、提高审计效益做出更大的贡献。


  参考文献:

  [1]李淑源,任爱玲,赵成梅.军队医院内部审计信息化建设[J].解放军医院管理杂志,2018,25(4).

  [2]王晓雪,金伟.烟叶基础设施建设项目审计重点及技巧[J].中国内部审计,2019(2).

  [3]林阳文.关于审计信息化提升内审工作知识管理的思考[J].中国管理信息化,2019,22(4).

  作者简介:赵家麟(1983—),男,河北省张家口人,工程审计员,双学历,主要从事工程审计方面的工作。

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