论信息化时代下会计电子档案的管理与使用

论文作者:匿名 论文来源:https://www.bgsywzz.cn/ 发布时间:2021/04/01

  [摘要]随着现代信息技术的发展,电子发票、电子行程单等电子会计凭证的逐渐普及,使得电子会计档案保管扮演了越来越重要的角色。电子会计凭证作为会计档案的新生形式,档案保存的安全性、档案数据的真实性以及档案数据的保密性等一系列问题需要未能引起足够的重视,并采取完善的措施。文章论述了会计电子档案的特点和实施过程可能存在的问题以及完善的举措。


  [关键词]会计档案;电子会计凭证;信息化建设;会计核算系统


  会计档案是国家档案的重要组成部分,也是各单位的重要档案,是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据,是检查企事业单位过去经济活动的重要依据。会计电子档案是以磁性介质存储,包括电子凭证、电子账簿、电子报表以及其他电子会计核算资料。随着经济全球化以及现代信息技术的飞速发展,会计档案电子化扮演越来越重要的角色,2016年1月1日《会计档案管理办法》的实施,使得会计档案电子化的实施有了法律的依据。同时全国档案事业发展“十三五”规划明确提出,要实现以信息化为核心的档案管理现代化。随着信息化快速发展,电子发票等电子会计凭证的普及、财务共享中心的发展等,电子档案在会计档案的分量越来越重。目前很多企业对电子档案仍未引起足够的重视,甚至对这种电子化保存档案的方式尚未接纳。文章将从会计电子档案的特点出发,探讨目前仍存在的问题,提出信息化时代下会计电子档案体系完善化的一些对策,期待为会计档案的管理更加高效便捷。


  1会计档案电子化的特点


  1.1存储方式


  传统的会计档案是纸质方式存储,对存储的物理空间要求大,同时对存储的空间有诸多要求,例如存储的空间要防潮、防水、防火。电子会计档案则以光盘、磁盘、硬盘等磁介质保存,对存储空间要求小;保存便捷,对其进行密封保管,做好防静电和防磁化即可。


  1.2电子归档


  传统的会计档案需做好归档类别,做好不同类别的整合,主要依赖人力手动分类,将原始单据根据不同类别进行分类编号,耗时长,人力消耗大,工作效率低下,出错不易察觉。但在电子化的会计档案中对档案进行电子化分类,运用专业档案软件进行录入、自动分类、自动归档,工作效率大大提升,出错率显著降低,最后还将进行有规律的编码,方便后期账目的复核与记账。


  1.3档案形式


  传统会计档案形式比较单一,主要以数据单据、账目、报表以及凭证为主,纸质保存的会计档案只有固定的数据及表格,难以有直观的图片、丰富的数据库等形式反映档案信息的特点,会计档案电子化实行后,可以使用文本、图片、表格、声音、录像等各种形式将档案选择合适的形式归档,使得会计档案的形式更加丰富和科学。


  1.4管理效用


  传统的会计档案管理过程中,数据资料信息为静态的、无联系的,将会计档案管理电子化后,可以将数据信息与其他信息建立联系,例如将不同类别档案归入不同文件夹,相同类别档案录入相同文件夹,当数据信息有更新時,相同类别信息录入同一文件夹中,既保证资料信息独立性,又使得不同资料信息建立联系,数据进行实时更新,方便查阅比较,同时所有数据都储存于磁性介质或云端,存储空间大,后期处理数据便捷,档案管理效用性得到显著提升。


  1.5档案储存


  传统会计档案大部分以纸质保存,浪费了资源又显得冗杂,信息传输的成本高。会计档案电子化后,档案信息传输通过网络传输或磁性介质直接传输,信息传输成本低,速度快,使用过程中可便捷地使用计算机进行远程查询、检索、处理等,同时也可以直接在会计档案管理系统中查询需要的资料,省去调阅、查找资料时间,提升了工作效率。


  2存在的问题


  会计档案电子化管理有诸多优点,是大数据、信息化发展的必然趋势,但目前在使用过程中仍有一些问题需要引起重视。


  2.1欠缺电子化报销条件


  因信息化建设不足导致会计人员无法接收并保管电子会计凭证,同时各单位现有制度体系在规范电子会计凭证管理上有所欠缺。现在绝大部分单位仍然是以纸质报销手续为主,其现有账务系统无法以电子会计凭证入账,亦不具备保存电子会计凭证的条件。同时因电子会计凭证存在可多次复制、伪造变造等问题,报销系统未建立相应的验证体系,对会计人员报销造成阻力。


  2.2电子会计凭证归档不规范


  在电子发票、电子行程单等电子会计凭证推广以来,许多单位在电子会计凭证归档上存在不规范的问题,如直接将电子会计凭证打印出来,以纸质的形式入账归档,而往往打印过程存在篡改、多次复制的问题,会计人员在审核报销单据过程中很难辨认重复报销、信息篡改的情况,从而发生财务造假、偷逃税款等情况,且电子会计凭证的电子档案资源因未保存而流失,对会计档案工作秩序造成了极大的障碍和困扰。


  2.3电子会计档案保管不当


  会计档案电子化保管,最大的问题就是档案保存的安全性,如一些单位存在无专门的电子档案系统的问题;存在因保管介质消磁或人为破坏而无法读取的问题;未建立电子档案安全体系,存在易被篡改或使用不当的问题;存在因系统升级导致旧系统储存的电子档案不兼容等问题。


  3完善的对策


  3.1建立电子会计凭证及电子档案制度体系


  制度是规范新事物的根本,应建立电子会计凭证及电子档案制度体系,规范其使用、保管。财政部于2020年年初发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》,各单位可以该文件为指导,建立本单位相应的制度体系。


  3.2完善账务系统


  随着信息化时代的快速发展,电子商务不断推进,各单位应加强自身信息化建设,根据当前电子会计凭证入账需要,完善账务系统。对于电子发票真伪,可与国税局发票验真平台进行系统对接,并通过发票要素对比进行验真,确保发票的真实性,同时系统要对发票编码等关键要素进行记录储存对比,便于对重复报销电子会计凭证进行预警。


  3.3建立并完善电子档案系统


  各单位应建立电子档案系统,便于电子档案的归档与保管。应构建安全体系,通过权限控制机制,对不同数据设立不同权限等级,提高监督和核实效用;电子档案数据由专人保管,专人负责,会计电子档案生成的档案数据存储及借阅设为只可读不可修改格式,只有管理员才有权限进行管理。会计档案电子化管理,还需要注意档案数据的保密性,对于需要保密的档案资料,要注意与互联网隔断,防止互联网黑客入侵以及互联网网络病毒侵害,以免造成档案数据被盗取。对接入互联网的电子会计档案,要安装防火墙、网络防护设备等方式提升会计档案安全,防止网络攻击,以保障电子会计档案正常管理与使用。电子会计档案因有兼容性、通用性、易识别性,保证在不同时期数据兼容性以及使用的便捷性。同时应做好电子档案的备份工作,防止档案因介质消磁数据无法读取或人为破坏等情况。


  4结论


  社会的迅速发展、科技的不断更新,大数据时代会计行业步入信息化进程,会计电子档案的管理也应该向更好更快方向发展。发展会计档案电子化进程中,也应重视会计档案管理中存在的问题,完善管理制度,从而使会计档案在确保质量的基础上,利用现代化电子手段来提升档案利用率,为企业决策提供科学依据,减少企业对会计档案管理的开支,为企业持续发展提供强有力支撑。

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