对基于系统式思维的项目绩效管理分析

论文作者:匿名 论文来源:https://www.bgsywzz.cn/ 发布时间:2021/04/12

  摘要:随着项目管理的重要性逐步提升,当前多数企业都将其列入重点关注内容,而项目绩效管理则为项目管理的基本组成,其可帮助企业更好地落实当前的发展战略,促进其整体发展。本文将详细介绍系统式思维的含义、特征与原则,通过科学的调查与研究找到降低项目绩效管理效果的主要原因,并针对其发展现状,提出改善绩效管理意识、管控项目过程、设立科学的绩效指标、采用新型信息化技术、设置独立的绩效管理系统及实时监控绩效评价六项增强项目绩效管理的有效措施,促进企业财务管理水准与经济效益的提高。


  关键词:系统式思维项目绩效管理绩效指标新媒体技术


  企业在发展过程中想要增强自身竞争力,就要采取科学的绩效管理,在建设或设计项目时只有其质量、预算与完成时间达到规定标准,该项目才能帮助企业获取经济利润,帮助企业正向发展,而项目在发展建设期间会受到多重要素影响,因此,企业财务人员需利用系统式思维来强化项目绩效管理。


  一、系统式思维概述


  (一)系统式思维的概念


  一般来讲,拥有两个以上元素的整体才能被称为系统,达成要素又需符合多种条件,即每种要素都需在系统内发挥作用、要素与系统间要形成相互依赖、要素与要素间要产生高效联系等。而系统式思维主要有三部分,即包容性系统、与该系统相关的行为与属性、利用包容性系统的作用来展现出系统内部的各项功能,当前此类思维模式可运用到企业的多个领域中,其在项目绩效管理中运用得较为广泛。


  (二)主要特征


  针对系统式思维而言,其不但能看到系统内部,还会关注到环境与系统间的关系,增强二者间的互动性。系统式思维的优势在于其能看出项目内部多个元素间的关联性,继而更为科学地找出项目元素的属性,一般来讲,该系统并不能控制周遭环境,而环境变化却会给系统带来较大改变,极易使其出现偏差。在掌握了系统内部的各项绩效后,元素间的相互作用也会给系统绩效带来较大影响,其整体关系会影响到系统绩效数值[1]。


  (三)系统式思維与项目绩效管理相结合后的发展原则


  在将项目绩效管理与系统式思维高效结合后,其需遵循三种发展原则。


  其一,企业管理人员需始终坚持以人为本,即技术与人相协调,具体来说,项目运行期间最为重要的三种要素为技术、过程与人,利用系统式思维可了解到三者的属性与关系会影响到项目绩效效果,若三者的联系性较松散,或某一方出现变化,则绩效结果也会发生对应性改变。


  其二,在开展项目绩效管理的过程中需始终遵循动态管理,由于项目绩效管理代表了项目运行过程,在考虑各项绩效指标时需站在动态角度,完整的绩效管理包含项目的绩效计划、绩效沟通、绩效执行、绩效控制、绩效考核与反馈等,其内部数据均处在不断变化中,所有的绩效指标构成了一个循环的、封闭的整体。通过动态控制管理项目运行过程还有助于快速发现并解决项目内部存有的问题。


  其三,在实行项目绩效评价时还需及时分离个人评价与组织评价,在开展绩效考核期间,管理人员需将工作重点放置在团队考核上。一般来讲,项目绩效考核主要为组织层面与个人层面的考核,若过于关注个人层面,则会忽视团队中的协同效应与互助情况,无助于项目整体的绩效结果;而过分重视组织内部的团队属性会看不到个人贡献,会严重影响项目内部成员的工作积极性,因而在开展项目绩效考核时要适当分离组织绩效与个人绩效。


  二、降低项目绩效管理效果的主要原因


  企业在开展项目绩效管理时其主要目的是为完成其先前设定的目标,使其更好地达成战略目标,而在实际工作中,部分项目失败的原因不仅是因为员工的个人素养,还有企业调整了战略目标、竞争对手介入或客户临阵倒戈等,此类要素多数为外部环境因素,因而阻碍项目绩效管理发展的多数是思维方式,即没有用系统式思维,而是选用了机械式思维。


  (一)将员工行为视作绩效管理重点


  在进行项目绩效管理时,部分管理人员会受单一、割裂的机械式思维的影响,其将项目成果归结于人员要素,在管理过程中会放大该情绪,即当项目运行出现问题时,将该问题归结到工作人员的态度问题上,增加了员工的不满情绪,也会进一步扼杀其创造性,使之逐渐降低工作热情与投入度,项目运行效果也会受到影响,企业管理层与项目运行成员处在双输局面中。


  (二)忽视项目绩效管理的性质


  由于机械式思维的局限性,其在组织项目绩效管理的过程中仍依照日常绩效管理模式,忽视其特殊性,其管理成员分布在各个组织中,无形中降低了工作效率。在项目性质的组织内,管理者大多为项目经理,由于其了解项目运行的整个状况,在实行考核评价时也会由项目经理负责,此方式不但能高效掌控项目运行的速度,对资金的管控能力也更强,有助于树立管理人员的权威。部分企业在项目运行的过程中可能形成因人员交叉而形成的设计不便或考核流程较为复杂,若其项目绩效管理中的形式与内容没能有效调整,就会严重影响项目的推进速度,导致其组织结构松散,也会给绩效结果带去不良影响[2]。


  (三)机械式思维本身的局限性


  机械式思维运用到项目管理的过程中,由于其本身带有局限性,使用此方式会阻碍项目的运行效果。具体来说,机械式思维的理念属单一、割裂式,其在考虑项目绩效时会用局部来替代整体,受此思维模式影响,管理人员会将项目绩效分成多个部分,并通过逐一改善的方式来扭转项目整体绩效,该管理思想在陷入到“成本”误区的同时,也割裂了项目内部各个元素的连接性。每个项目在设置之初都会带有关键环节,若不解决其内部存有的问题,各个要素产生的连接会直接阻碍项目的正常运行。


  例如,某企业若要运行某项目,在真正运行时其内部元素会与多个部门产生联系,如财务部门,针对该项目的运行,财务人员会依照该项目特征与当前企业的发展状况设置事前预算;其在运行过程中对于其实际消耗的成本还要进行及时的监控与追踪;在项目完成后依据其结果与耗费的成本进行绩效评价,继而增强项目运行数据的科学性。此外,在实行项目绩效管理过程中,其还会受到多重要素影响,如员工素养、外部环境或企业内部制度等,员工的绩效考核可分为多种指标,利用多种指标形成的管理制度能加强企业管理效果,因此,为促进项目绩效管理水平,项目管理人员应采用系统式思维来管理企业。


  三、系统式思维影响下项目绩效管理的有效措施


  (一)增强绩效管理意识


  从国家层面上看,社会资本需与政府部门合作设计一套科学的项目绩效考核方法,满足绩效评价的整体性设计。在开展顶层设计的过程中,要确认绩效考核的原则与目标,并设立与绩效评价相关的操作指南,让企业内部的管理者掌握绩效考核方法,继而为工作中的公共服务奠定较好的制度基础。在参与期间政府部门与社会资本都要树立良好的绩效管理意识,如无效必问责、花钱必问效等,利用多种绩效管理手段来克服评价中可能存有的不足。在企业财政的承受能力上,绩效管理人员需科学评估其整体运行状况,掌握企业发展的真实信息,让绩效管理中的各项信息落实到工作实处,提升该管控工作的专业性、科学性。此外,由于绩效管理制度与企业内部财务会产生直接影响,在开展管理工作中,二者应加强合作,了解当前最新的企业信息,在改善绩效管理意识的基础上增强项目绩效的实施效果,还能提升企业内部财务管理的科学性,促进其平稳发展[3]。


  例如,某企业内部的财务部门在开展新型项目时,对其进行了科学的绩效管理,管理人员掌握了该项目运行的各类指标,又适时强调了员工的绩效管理意识,从而保障了项目运行水准,促进该企业整体的经济效益。


  (二)管控项目运行的全过程


  依照项目管理理论,项目绩效管理可看作一套完整的系统,也就是管理循环,如绩效计划、绩效实施、绩效检查、绩效评价与结果反馈等,管理人员要参与到每个阶段中,利用项目各方的全面参与来加强绩效管理的可行性与可操作性。政府部门与企业在参与过程中其项目绩效管理要满足多方利益要求,双方在相互制约、相互联系中开展项目绩效管理,根据绩效评价中的要素,如社会效益、经济效益、产出与投入等来说,管理人员要对项目管理、项目运营、项目建设与预算支出等进行适宜的绩效评价。


  在项目运行的过程中企业财务管理者需在其各个阶段建立科学的考核指标,比如,在项目运行前,要依据该项目的实际建设情况确认项目内部的绩效考核指标;在项目运行期间,管理人员需对其动态数值进行动态的监测与跟踪,确认其实际运行数值;在项目完成阶段,需将标准绩效指标与实际数值进行详细比对,确认评价结果,适时保存数据,为此后的项目运行提供科学的数据支撑。此外,在进行项目绩效考核的同时还可将该考核结果与政府的支出责任挂钩,让相关部门切实做到按效付费。


  (三)设置优化的绩效指标


  企业管理者在逐步构建绩效评价框架后,还要完善其内部的各项绩效指标,在改良绩效指标的过程中管理人员既要看重企业本身的发展态势,還要掌握不同项目的实际建设情况,借助此前的行业标准与历史数据,找出可量化的绩效管理指标。同时,针对项目内部的绩效指标,企业管理需保证其带有较强的灵活性,且突出重点,通过对考核权重与考核标准的设置增强绩效指标的科学性。企业财务部门还可与项目管理人取得联系,设置多领域的与绩效考核相关的指标数据库,在信息技术、多媒体技术等不断优化下,使绩效考核的标准与指标更为合理,保障指标数据库的整体建设[4]。


  (四)运用信息化技术


  一方面,随着互联网技术的快速发展,新型媒体技术也逐渐渗入到了企业项目的绩效管理中,具体来说,依照当前形势企业需利用信息技术设置专家库,其财务部门的专家库中需包含工程、财务、法律、懂政策的相关人才,由于专家带有诸多项目操作经验,通过专家库内的资源可使日后的项目绩效管理更加规范化、科学化。利用财政部门建立的信息综合平台可切实加强绩效评价效果,借助其内部的网络模块,可提升研究速度,高效地总结出研究成果,将信息平台与专家库的作用充分发挥出来,改善项目绩效管理与评价整体质量。


  另一方面,借助绩效考核的结果还能适时改变项目内部提供的服务与公共产品的水平,通常来讲,在项目的执行阶段会暴露出各类问题,如合同内条款不完善等,企业可借助第三方机构来进行一定的绩效评估。由于第三方大多会带有资源优势,能为项目绩效管理带来人才与技术服务。企业财政部门可利用新型媒体技术中的云计算来深入分析信息平台内的项目运行数据,设置绩效管理模型,比如,某企业为增强绩效管理水平,其依照信息技术,设计了一套绩效预算模型,可从中找出适宜的绩效考核方法与指标,增强绩效评价的效率与质量,企业效益也获得实际增长。


  (五)设立独立的绩效管理系统


  为加强项目绩效管理效果,企业内部应设置独立的绩效管理系统。首先,在日常工作中要学会区分项目绩效管理与日常绩效管理,基于二者管理的内容与方式的不同,管理者需采用对应性的判定标准,而日常绩效管理中的考核标准、考核指标与考核周期不能作为项目绩效管理的判定依据。


  具体来说,在实行项目绩效管理期间企业管理者需依照项目自身的特征,为其设计一套独立的、科学的管理系统,并将考核评价权授予该项目的管理层,如经理,其主要的评估权限皆源自项目经理,绩效考核会依据项目特点来进行灵活设计,不会拘泥于日常考核的周期。


  其次,运用系统式思维法设计的项目绩效考核还要适时区分不同的项目类型,只有与该项目类型相匹配,其绩效管理方式才更显效果。一般来讲,企业内部开展的项目大多会被分成小型、大型;短期、长期等,管理人员要依照项目类型挑选出合适的绩效管理方式。


  针对工期较短或小项目而言,由于其工作量集中、见效快、人员消耗少、周期短等,其项目绩效管理方式会更加看重灵活性,通常会进行日常跟进,在纠偏及时、反馈迅速的情况下,无论是项目运行效率还是财务管理水准都获得较大提升,适时缩减了各类无用劳动。而对工期较长或大项目来说,由于其工作流程复杂、人员消耗大、周期长,在建设期间应确认项目运行路径、项目目标与项目的整体组织等,针对项目内部的责任或关键节点还需进行针对性布置,在增强项目可执行性与严肃性的同时,还能改善企业内部成员的工作责任感,促进绩效管理措施的实施[5]。


  (六)实时监控绩效评价


  良好的系统式思维还能帮助企业监控绩效考核,传统绩效考核更看重结果评价,其并未注意到系统运行的动态性,没有将周遭环境要素纳入评价范畴,将所有绩效结果都归结为人员,忽视了绩效评价的客观性。系统式思维则将国家政策、竞争对手的策略、不同行业的发展趋势等纳入项目绩效评价内,增强了该评价的客观性与科学性,项目运行的整个过程都会被纳入到绩效评价中。企业财务部门的管理者可依照项目实施状况来制定出持续性的监控流程,充分保障绩效指标的准确度,提升绩效管理水准。针对项目流程的监控来说,在形式上可多种多样,如各类邮件、周报与会议等,无论非正式还是正式形式都要做到及时掌握变化且拥有快速响应的能力,管理人员根据实时的绩效评价指标来调整、改善自身的项目目标,增加或缩减项目任务,慎重做出任一项决策,防止出现过多的损失与投入。


  综上所述,人的行为或思想从某种程度上会受到思维方式的制约,借助系统式思维,其管理模式会发生较大改变,在开展项目绩效管理的过程中管理人员会将新型技术与新思想巧妙融合,构筑一套趋于完善的绩效管理系统,在确保内部各项指标精准的同时,促进企业绩效管理水平。

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